Cómo realizar un Performance Review si nunca lo has hecho. Parte 1

El Performance Review es un método de evaluación de empleados que permite analizar no solo sus habilidades profesionales, sino también su motivación y las relaciones dentro del equipo. A pesar de la actitud bastante controvertida que existe hacia esta práctica en el mundo, yo la utilizo periódicamente para ayudar a mis empleados a mirar su carrera desde otra perspectiva y descubrir oportunidades profesionales que quizá antes no habían notado. ¡El performance review jamás debe utilizarse para atrapar a los empleados en errores o defectos! Su objetivo es fortalecer al equipo y, al mismo tiempo, reforzar la relación con él. Precisamente por eso este tipo de revisión se realiza de manera regular, una vez por trimestre o cada seis meses, para que tanto el líder como el empleado puedan seguir su progreso. Pero ¿qué hacer si nunca antes has realizado un Performance Review o incluso jamás habías oído hablar de ello?

Cómo debería ser tu futuro Performance Review

Lo primero con lo que tendrás que enfrentarte es con el hecho de que no podrás realizar un Performance Review completo tú solo, aunque te esfuerces muchísimo. Este proceso incluye no solo tu evaluación del empleado desde la perspectiva de un líder, sino también la autoevaluación subjetiva del propio empleado y la valoración de sus compañeros. Es decir, se trata de un conjunto de opiniones que, al compararse, deben ayudar al empleado a entender en qué aspectos se sobrevalora y en cuáles, por el contrario, es demasiado duro consigo mismo.

Además, debes tener en cuenta que los criterios del performance review deben ser diferentes para cada empleado, dependiendo de sus responsabilidades, perfil y tareas. No tiene sentido evaluar de la misma manera a un gerente de ventas y a un project manager, ¿verdad? Para la evaluación necesitarás introducir una escala de puntuación, por ejemplo del 1 al 5 o del 1 al 10. Si este es tu primer Performance Review, no hace falta complicarte la vida: puedes simplificar la evaluación utilizando categorías como «mal», «normal», «bien» y «excelente».

Así, el review incluirá:

self review — un análisis realizado por el propio empleado sobre sus habilidades y logros, sobre qué ha hecho útil para la empresa, qué aportes ha realizado, etc.;
evaluación por parte de compañeros y directivos — mediante encuestas se evalúa cómo perciben otras personas el trabajo del empleado;
elaboración de un plan de desarrollo individual para el siguiente período — este punto no es obligatorio, pero así maximizarás el efecto del Performance Review, porque el empleado entenderá exactamente cómo puede mejorar para obtener mejores resultados la próxima vez. Lo ideal es elaborar este plan de desarrollo junto con el propio empleado.

Criterios y áreas de evaluación

Tendrás que elaborar una lista de entre 20 y 30 preguntas capaces de identificar el nivel de dominio de una determinada habilidad. Si eliges una evaluación sencilla basada en una escala, bastará con reunir las competencias necesarias para cada puesto y así poder valorar el nivel de dominio de cada una. Por ejemplo, la capacidad de planificación es un requisito imprescindible para cualquier project manager. Si sus compañeros le ponen un 3 en planificación, significa que incumple plazos, no delega tareas o simplemente no domina la gestión del tiempo.

Durante el Performance Review asegúrate de evaluar obligatoriamente los siguientes aspectos:

Hard skills

Diseña una especie de roadmap hipotético por el que pueda desarrollarse el empleado y evalúa en qué punto de crecimiento se encuentra actualmente. Esto puede hacerse revisando las principales habilidades profesionales que debería poseer un empleado en cada etapa. Reúne todas esas competencias en una lista y analiza qué habilidades le faltan para avanzar y cuáles, por el contrario, podrían abrirle posibilidades de crecimiento horizontal.

Soft skills

Nunca me cansaré de repetir que en el mundo moderno no solo importa lo que sabes, sino también cómo sabes utilizar esos conocimientos. Por ejemplo, un gerente de ventas no sirve de mucho si no domina la negociación y la persuasión. ¿Cómo va a hablar con la gente entonces? Sin embargo, esa misma habilidad de negociación no es tan importante para un programador o un operario de fábrica. Así que haz exactamente lo mismo que hiciste con las hard skills: enumera las habilidades necesarias para un empleado concreto y evalúalas según la escala. También puedes incluir competencias que todavía no sean necesarias, pero que podrían resultarle útiles en el futuro.

Contribución personal y resultados laborales

Aquí me refiero a KPI medibles, que puedan expresarse en cifras o al menos en el nivel de calidad del trabajo. Por ejemplo, el número de ventas cerradas en el caso de un gerente comercial o la cantidad de bugs corregidos en el caso de un programador. Lo más importante es asegurarse de que los KPI sean justos y no dependan de factores externos.

Motivación

Se trata de un criterio bastante subjetivo, pero que aun así ayudará tanto a ti como al propio empleado a entender el panorama general. Tal vez lo más importante para él sea el desarrollo de la empresa, mientras que desde fuera, como jefe, te parece que solo le interesan las recompensas económicas. Si identificas qué es lo que realmente motiva al empleado, podrás ofrecerle estímulos mucho más efectivos para su crecimiento profesional.

No tengas miedo de añadir tus propios criterios si la especificidad del trabajo lo requiere. Por ejemplo, en profesiones creativas puede añadirse el nivel de «referencias visuales», es decir, la experiencia visual acumulada gracias a tantos ejemplos y casos vistos que la persona ya puede considerarse experta.

¿Cómo organizar un Performance Review para que tanto tú como los empleados puedan realizarlo fácilmente?

Personalmente, utilizo formularios estándar de Google Forms para recopilar las evaluaciones: allí es más sencillo garantizar la confidencialidad a los empleados. Y esto, por cierto, es extremadamente importante, porque de lo contrario los empleados no podrán evaluarse entre sí de manera objetiva. Además, para predisponerlos a un proceso abierto y honesto, conviene realizar el review para todo el equipo al mismo tiempo. Así nadie sentirá que está “bajo la mira”, ya que todos, de una manera u otra, tienen algunos puntos débiles.

Por cierto, también puedes invitar a los propios clientes del empleado a participar en el Performance Review. Sin embargo, esto solo aplica en casos donde la relación entre el cliente y el empleado sea prolongada, por ejemplo dentro de un proyecto común. Entonces se pregunta no solo sobre la calidad del trabajo del empleado, sino también si resulta cómodo trabajar con él, si surgieron conflictos, etc.

Cómo hablar con el empleado sobre sus resultados

¡Evaluar las habilidades y cualidades de un empleado es solo la mitad del trabajo! Pero ¿cómo hablar luego con él sobre los resultados obtenidos? Antes, cuando recién empezaba a dirigir personas, me sentía incómoda durante este tipo de conversaciones, cuando había que analizar qué pensaba el empleado sobre sí mismo, qué pensaba yo sobre él y qué pensaban sus compañeros. Pero después comprendí que todo esto beneficia al empleado, porque no se hace para reprocharle algo, sino para ayudarle a desarrollarse.

Para que la reunión del review transcurra de manera fluida, te recomiendo actuar de la siguiente forma:

Primero deja que el empleado revise los resultados por sí mismo. Para mayor comodidad, colócalos en una tabla. Y, por supuesto, jamás indiques quién hizo cada evaluación.
Después comenten juntos aquellas áreas que requieren atención.
Centra la atención del empleado en los criterios donde obtuvo mejores resultados, es decir, en los comentarios positivos. El proceso del review debe generar emociones positivas para que el empleado no acuda la próxima vez como si fuera una tortura.
Después de hablar sobre sus fortalezas y logros, ya pueden pasar a las áreas débiles. Intenten elaborar juntos un plan sobre cómo mejorar determinados criterios.
Formula action keys, es decir, un plan de acción claro y detallado que ayude al empleado a avanzar hacia la solución del problema. No lo dejes solo frente a sus resultados: saber cuáles son sus errores no es suficiente. Debe entender claramente cómo corregirlos. Por ejemplo, puedes darle un enlace a uno de los cursos de Lectera que le ayude a desarrollar la habilidad necesaria o recomendarle un libro de entrenamiento específico.

Si esta “revisión del profesionalismo” se convierte en una práctica habitual dentro de tu empresa, notarás muy rápidamente cómo tus empleados cambian y crecen. ¡Y junto con ellos también empezará a crecer y transformarse tu negocio!