Как провести Performance Review, если вы никогда этого не делали. Часть 1

Performance Review — это метод оценки сотрудников, который позволяет оценить не только их профессиональные навыки, но и мотивацию, а также отношения внутри коллектива. Несмотря на весьма спорное отношение к этой практике в мире, я периодически практикую ее, чтобы помочь своим сотрудникам взглянуть на свою карьеру со стороны и увидеть те карьерные перспективы, которых они могли не замечать ранее. Перформанс-ревью ни в коем случае нельзя использовать для того, чтобы ловить сотрудников на ошибках и недостатках! Он нужен для того, чтобы прокачать свою команду, а заодно укрепить отношения с ней. Именно поэтому ревью проводится регулярно, один раз в квартал или полгода, чтобы и руководитель, и сотрудник могли отслеживать свой прогресс. Однако как быть, если вы прежде не проводили Performance Review или даже никогда не слышали об этом?

Как должен выглядеть ваш будущий Performance Review

Первое, с чем вам придется столкнуться, — это с тем, что вы не сможете полноценно провести Performance Review в одиночку, даже если очень постараетесь. Он включает в себя не только вашу оценку сотрудника с точки зрения руководителя, но и субъективную оценку сотрудником самого себя, а также оценку его коллег. То есть это совокупность мнений, которая при сравнении должна объяснить сотруднику, где он себя переоценивает, а где, наоборот, относится к себе слишком строго.

При этом учтите, что критерии перформанс-ревью должны быть для каждого сотрудника свои собственные в зависимости от его обязанностей, профиля и стоящих перед ним задач. Нет смысла оценивать одинаково менеджера по продажам и проект-менеджера, верно? Для оценки вам потребуется ввести шкалу с баллами, например, от 1 балла до 5 или 10. Если это ваш первый Performance Review, вы можете не усложнять себе жизнь и упростить оценку, разбив ее на «плохо», «нормально», «хорошо» и «отлично».

Итак, ревью будет включать в себя:

self review — самостоятельный анализ сотрудником своих навыков и достижений, того, что он сделал полезного для компании, какой вклад внес в нее и т.д.;
оценку от коллег и руководства — посредством опроса оценивается, как видят работу сотрудника другие люди;
составление индивидуального плана развития на следующий период — это необязательный пункт, но так вы максимизируете эффект от Performance Review, ведь сотрудник поймет, как именно ему стать лучше, чтобы в следующий раз получить более высокие оценки. Составлять такой план развития лучше всего совместно с сотрудником.

Критерии и сферы оценки

Вам придется составить список из 20–30 вопросов, которые способны выявить степень владения определенным навыком. Если вы берете простой вариант оценки со шкалой, то достаточно собрать навыки, необходимые для той или иной должности, чтобы можно было оценить уровень владения ими. Например, навык планирования — маст-хэв для любого проект-менеджера. Если коллеги ставят ему 3 балла напротив планирования, значит, проект-менеджер нарушает дедлайны, не делегирует задачи или просто не владеет тайм-менеджментом.

В ходе Performance Review обязательно проверьте следующее:

Hard skills. Продумайте условную roadmap, по которой может развиваться сотрудник, и оцените, в какой точке роста он находится на данный момент. Это можно сделать с помощью проверки основных профессиональных навыков, которыми должен обладать сотрудник в той или иной точке. Соберите их в список и посмотрите, каких навыков сотруднику недостает, чтобы продвинуться дальше, а какие, наоборот, могут открыть для него горизонтальное продвижение.

Soft skills. Не устану повторять, что в современном мире важно не только то, что ты знаешь, но и то, как ты умеешь этими знаниями пользоваться. Например, нет никакого толка от менеджера по продажам, если он не владеет навыком переговоров и убеждения. Как ему разговаривать с людьми? Однако тот же навык переговоров совсем неважен для программиста или работника конвейера. Так что поступите таким же образом, как поступили с hard skills, — распишите навыки, необходимые для конкретного сотрудника, и оцените их по шкале. Можете добавлять везде и те навыки, которые пока от сотрудника не требуются, но пригодятся ему в будущем.

Личный вклад и результаты работы. Здесь я имею в виду измеримые KPI, которые можно выразить в цифрах или по крайней мере в степени качества работы. Например, количество закрытых сделок у менеджера по продажам и количество исправленных багов у программиста. Главное, следите, чтобы KPI были перечислены справедливые, а не зависящие от внешних факторов.

Мотивация. Это весьма субъективный критерий, который тем не менее поможет понять общую картину и вам, и самому сотруднику. Возможно, для него главное — развитие компании, а вам со стороны как начальнику кажется, что ему интересны лишь денежные вознаграждения. Выявив, что мотивирует сотрудника на самом деле, вы сможете предложить ему более эффективные триггеры для профессионального роста.

Не бойтесь добавлять свои собственные критерии, если этого требует специфика того или иного рода деятельности. Например, для творческой профессии можно добавить уровень «насмотренности», то есть визуальный опыт, когда человек имеет за спиной столько примеров и кейсов, что может называться экспертом.

Как оформить Performance Review, чтобы его легко могли пройти и вы, и сотрудники? Лично я использую для сбора оценок стандартные опросы в Google Formes — там проще всего гарантировать сотрудникам конфиденциальность. Это, кстати, крайне важно, иначе сотрудники не смогут давать друг другу объективную оценку. Также, чтобы расположить их к открытому процессу, стоит проводить ревью одновременно всей команды. Так никто не будет чувствовать себя под «прицелом», ведь у каждого так или иначе найдется несколько слабых сторон.

Кстати! А еще вы можете предложить поучаствовать в Performance Review и клиентам самого сотрудника. Однако это касается лишь тех случаев, когда взаимодействие клиента и сотрудника долгосрочно, например в рамках общего проекта. Тогда спрашивают не только оценку качества услуг сотрудника, но и комфортно ли работать с ним, возникали ли конфликты и т.д.

Как обсудить с сотрудником его результаты

Провести оценку качеств и навыков сотрудника — это только полдела! Но как обсудить с ним получившиеся результаты? Раньше, когда я только начинала руководить людьми, я чувствовала себя неловко во время таких обсуждений, когда приходилось разбирать, что сотрудник думает о себе сам, что думаю о нем я, а что думают коллеги. Но потом я поняла, что все это идет на благо сотрудника, ведь это делается не ради упрека, а ради развития.

Чтобы встреча в рамках ревью прошла гладко, советую действовать следующим образом:

Сначала дайте сотруднику ознакомиться с результатами самостоятельно. Для удобства загоните их в таблицу. И, конечно, ни в коем случае не пишите, кому принадлежит та или иная оценка!
Затем вместе обсудите те направления, которые требуют внимания.
Сосредоточьте внимание сотрудника на тех критериях, которые у него наиболее высоки, то есть на позитивных откликах. Процесс ревью должен вызывать у сотрудника положительные эмоции, чтобы он не шел на него в следующий раз, как на пытку.
После того как вы обсудили с сотрудником его преимущества и достижения, можно переходить к недостаткам. Попробуйте вместе составить план того, как можно улучшить те или иные критерии.
Сформулируйте action keys, то есть понятный и подробный план действий, который поможет сотруднику двигаться в сторону решения проблемы. Не бросайте его с результатами один на один — того, что он знает свои ошибки, недостаточно. Он должен четко понимать, как именно их исправить. Например, дайте ему ссылку на один из курсов Lectera, который поможет ему прокачать нужный навык, или посоветуйте определенную книгу-тренинг.

Если такая «ревизия профессионализма» станет регулярной практикой в вашей компании, вы очень быстро заметите, как ваши сотрудники меняются и растут. А вместе с тем начнет меняться и расти ваш бизнес!