Comment mener un Performance Review si vous ne l’avez jamais fait. Partie 1

Le Performance Review est une méthode d’évaluation des employés qui permet d’analyser non seulement leurs compétences professionnelles, mais aussi leur motivation ainsi que les relations au sein de l’équipe. Malgré l’attitude assez controversée que cette pratique suscite dans le monde, je l’utilise périodiquement afin d’aider mes collaborateurs à prendre du recul sur leur carrière et à voir des perspectives professionnelles qu’ils n’avaient peut-être jamais remarquées auparavant. Un Performance Review ne doit en aucun cas servir à traquer les erreurs ou les défauts des employés ! Il est là pour faire progresser votre équipe tout en renforçant votre relation avec elle. C’est précisément pour cela que ces évaluations sont réalisées régulièrement, une fois par trimestre ou tous les six mois, afin que le manager comme l’employé puissent suivre leur évolution. Mais que faire si vous n’avez encore jamais organisé de Performance Review, ou même jamais entendu parler de cette pratique ?

À quoi doit ressembler votre futur Performance Review

La première chose à laquelle vous serez confronté, c’est qu’il vous sera impossible de mener un Performance Review complet seul, même en faisant de votre mieux. Il comprend non seulement votre évaluation de l’employé en tant que manager, mais aussi l’autoévaluation subjective du collaborateur lui-même, ainsi que l’évaluation de ses collègues. Il s’agit donc d’un ensemble d’opinions qui, mises en parallèle, doivent permettre d’expliquer à l’employé dans quels domaines il se surestime et dans lesquels, au contraire, il est trop sévère envers lui-même.

Gardez également à l’esprit que les critères du Performance Review doivent être propres à chaque employé, en fonction de ses responsabilités, de son profil et des missions qui lui sont confiées. Il n’y a aucun sens à évaluer de la même manière un responsable commercial et un chef de projet, n’est-ce pas ? Pour réaliser cette évaluation, vous devrez mettre en place une échelle de notation, par exemple de 1 à 5 ou de 1 à 10. Si c’est votre premier Performance Review, inutile de vous compliquer la vie : vous pouvez simplifier l’évaluation avec des catégories telles que « insuffisant », « correct », « bien » et « excellent ».

Ainsi, votre review comprendra :

le self review — une analyse réalisée par l’employé lui-même concernant ses compétences, ses réalisations, ce qu’il a apporté à l’entreprise, sa contribution, etc. ;
l’évaluation des collègues et du management — à travers un questionnaire, il s’agit d’évaluer comment les autres perçoivent le travail de l’employé ;
l’élaboration d’un plan de développement individuel pour la période suivante — ce point n’est pas obligatoire, mais il permet de maximiser l’effet du Performance Review, car l’employé comprendra précisément ce qu’il doit améliorer afin d’obtenir de meilleurs résultats lors de la prochaine évaluation. Le mieux est d’élaborer ce plan conjointement avec le collaborateur.

Les critères et domaines d’évaluation

Vous devrez établir une liste de 20 à 30 questions capables d’identifier le niveau de maîtrise d’une compétence donnée. Si vous optez pour une évaluation simple avec une échelle de notation, il suffit de regrouper les compétences nécessaires au poste concerné afin de pouvoir évaluer leur niveau de maîtrise. Par exemple, la capacité de planification est une compétence indispensable pour tout chef de projet. Si ses collègues lui attribuent un 3 concernant cette compétence, cela peut signifier qu’il dépasse les délais, délègue mal les tâches ou maîtrise insuffisamment la gestion du temps.

Pendant le Performance Review, veillez impérativement à évaluer les éléments suivants :

Hard skills

Élaborez une sorte de roadmap théorique décrivant le développement possible du collaborateur et évaluez à quel stade de progression il se situe actuellement. Pour cela, vous pouvez analyser les principales compétences professionnelles qu’un employé doit posséder à chaque étape. Regroupez-les dans une liste et identifiez quelles compétences lui manquent pour évoluer davantage, et lesquelles, au contraire, pourraient lui ouvrir des perspectives d’évolution horizontale.

Soft skills

Je ne me fatiguerai jamais de le répéter : dans le monde moderne, ce n’est pas seulement ce que vous savez qui compte, mais aussi la manière dont vous utilisez vos connaissances. Par exemple, un responsable commercial qui ne maîtrise pas les compétences de négociation et de persuasion n’a aucune efficacité. Comment pourrait-il parler aux gens ? En revanche, ces compétences en négociation sont beaucoup moins importantes pour un développeur ou un employé de chaîne de production. Procédez donc exactement comme pour les hard skills : listez les compétences nécessaires à un collaborateur donné et évaluez-les selon votre échelle. Vous pouvez également inclure des compétences qui ne sont pas encore indispensables aujourd’hui, mais qui lui seront utiles à l’avenir.

Contribution personnelle et résultats du travail

Je parle ici de KPI mesurables, qui peuvent être exprimés en chiffres ou au moins en niveau de qualité du travail. Par exemple, le nombre de contrats conclus pour un commercial ou le nombre de bugs corrigés pour un développeur. L’essentiel est de veiller à ce que les KPI retenus soient justes et ne dépendent pas de facteurs extérieurs.

Motivation

Il s’agit d’un critère très subjectif qui, malgré tout, vous aidera, vous comme l’employé, à comprendre la situation dans son ensemble. Peut-être que ce qui le motive réellement est le développement de l’entreprise, alors que, vu de l’extérieur, en tant que manager, vous pensiez qu’il n’était intéressé que par les récompenses financières. En identifiant ce qui motive véritablement le collaborateur, vous pourrez lui proposer des leviers beaucoup plus efficaces pour sa croissance professionnelle.

N’ayez pas peur d’ajouter vos propres critères si les spécificités du métier l’exigent. Par exemple, pour une profession créative, vous pouvez ajouter le niveau de « culture visuelle », c’est-à-dire l’expérience visuelle acquise grâce à un grand nombre de références et de cas concrets, permettant à une personne d’être considérée comme experte.

Comment organiser un Performance Review pour qu’il soit simple à passer aussi bien pour vous que pour vos employés ?

Personnellement, j’utilise les formulaires classiques de Google Forms pour collecter les évaluations : c’est selon moi le moyen le plus simple de garantir la confidentialité aux employés. Et cela est extrêmement important, d’ailleurs, car sans cela les collaborateurs ne pourront pas s’évaluer mutuellement de manière objective. De plus, afin de favoriser un processus ouvert et honnête, il vaut mieux organiser les reviews pour toute l’équipe au même moment. Ainsi, personne n’aura l’impression d’être « dans le viseur », puisque chacun possède, d’une manière ou d’une autre, plusieurs points faibles.

D’ailleurs, vous pouvez également proposer aux clients de l’employé de participer au Performance Review. Cela concerne cependant uniquement les situations dans lesquelles la collaboration entre le client et l’employé est de longue durée, par exemple dans le cadre d’un projet commun. On demande alors non seulement une évaluation de la qualité du travail de l’employé, mais aussi si la collaboration avec lui est agréable, si des conflits sont apparus, etc.

Comment discuter des résultats avec l’employé

Évaluer les qualités et les compétences d’un collaborateur ne représente que la moitié du travail ! Mais comment discuter ensuite des résultats obtenus avec lui ? Au début, lorsque j’ai commencé à manager des équipes, je me sentais mal à l’aise pendant ce type d’entretien, lorsqu’il fallait analyser ce que l’employé pensait de lui-même, ce que moi je pensais de lui et ce que ses collègues pensaient également. Puis j’ai compris que tout cela était bénéfique pour le collaborateur, puisque l’objectif n’est pas de lui faire des reproches, mais de favoriser son développement.

Pour que cet entretien se déroule sereinement, je vous conseille de procéder de la manière suivante :

Commencez par laisser l’employé consulter ses résultats seul. Pour plus de clarté, regroupez-les dans un tableau. Et surtout, ne mentionnez jamais à qui appartient telle ou telle évaluation !
Ensuite, discutez ensemble des axes qui nécessitent une attention particulière.
Concentrez l’attention du collaborateur sur les critères dans lesquels il obtient les meilleurs résultats, c’est-à-dire sur les retours positifs. Le processus de review doit susciter des émotions positives chez l’employé afin qu’il ne vive pas la prochaine évaluation comme une torture.
Une fois que vous avez discuté de ses points forts et de ses réussites, vous pouvez passer aux aspects à améliorer. Essayez ensemble d’élaborer un plan permettant d’améliorer certains critères.
Formulez des action keys, c’est-à-dire un plan d’action clair et détaillé qui aidera l’employé à avancer vers la résolution du problème. Ne le laissez pas seul face à ses résultats : savoir quelles sont ses erreurs ne suffit pas. Il doit comprendre précisément comment les corriger. Par exemple, donnez-lui un lien vers l’un des cours Lectera qui lui permettra de développer la compétence nécessaire, ou recommandez-lui un livre de formation spécifique.

Si cette « révision du professionnalisme » devient une pratique régulière dans votre entreprise, vous remarquerez très rapidement à quel point vos employés changent et progressent. Et en même temps, votre entreprise commencera elle aussi à évoluer et à grandir !