Comment organiser des workshops et résoudre des problématiques business grâce aux workshops

En tant que dirigeante d’une entreprise internationale et, par conséquent, d’une équipe internationale composée de profils très différents, avec des visions du monde et des compétences variées, je suis souvent confrontée à la nécessité de renforcer l’esprit d’équipe et d’améliorer la qualité des interactions entre les collaborateurs. D’après mon expérience, l’un des meilleurs moyens d’y parvenir n’est pas forcément d’organiser des sorties d’entreprise ou des formations classiques, même si, bien sûr, cela fonctionne aussi très bien, mais de mettre en place des workshops corporate. De cette manière, vous aidez non seulement les membres de votre équipe à établir des relations de confiance entre eux, mais vous développez aussi leurs compétences et leur productivité. En somme, un seul workshop permet de faire d’une pierre deux coups.

Qu’est-ce qu’un workshop ?

En réalité, un workshop est tout simplement une forme de formation qui permet d’acquérir de nouvelles connaissances grâce à un apprentissage collectif, tout en développant des compétences pratiques.

Vu de l’extérieur, un workshop ressemble à ceci : un petit groupe de personnes se réunit au même endroit, de préférence en présentiel, avec pour objectif de trouver une solution à un problème précis dans un temps donné. Lors de mon dernier workshop, par exemple, nous avons identifié les principaux problèmes du marché de l’éducation en ligne et étudié les moyens de développer ce secteur. Les workshops constituent une excellente plateforme pour stimuler la créativité et un véritable terrain d’expérimentation, où tous les participants sont impliqués dans le processus d’apprentissage. C’est pourquoi ils peuvent être organisés dans absolument tous les domaines du business, de l’éducation jusqu’à l’IT.

En règle générale, un workshop dure entre une heure et trois heures, voire davantage. Mais sa principale particularité réside dans son orientation pratique : tous les participants interagissent activement et travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun. C’est précisément pour cette raison que, parmi tous les formats de formation, je préfère les workshops. Bien entendu, les webinaires et les conférences sont également utiles, mais les workshops impliquent, d’une part, une interaction entre les participants et, d’autre part, une orientation vers un résultat concret, obtenu « ici et maintenant ».

Ainsi, je distinguerais les avantages suivants des workshops :

leur universalité : les workshops peuvent être organisés n’importe où et avec n’importe quel public. Ils peuvent également être proposés à des collaborateurs de tous niveaux, des managers et dirigeants jusqu’aux spécialistes occupant des postes plus opérationnels ;
leur interactivité : il est possible de combiner différents formats d’apprentissage, l’essentiel étant qu’ils stimulent le travail collectif et qu’ils visent à développer les compétences par la communication et la coopération ;
le développement simultané des soft skills et des hard skills : les workshops permettent non seulement de renforcer les compétences communicationnelles des collaborateurs, mais aussi de développer des compétences professionnelles liées à leurs missions réelles. Ils permettent également d’élargir leurs horizons, de s’exercer à l’élaboration de stratégies, à la gestion d’équipe, etc. ;
le partage d’expérience et l’élargissement du réseau professionnel : ce type d’événement favorise la création et le développement de liens entre les participants, ce qui améliore les relations entre les équipes, et parfois même entre les départements lorsque le workshop est organisé à l’échelle de plusieurs services ;
le renforcement de la motivation et de la créativité : les workshops développent le sens des responsabilités envers l’entreprise et les résultats. En outre, au cours de la formation, les participants peuvent faire émerger des idées fortes et inspirantes, qui seront ensuite utiles au business.

Mais mon expérience des workshops est avant tout liée au monde de l’entreprise et à l’entrepreneuriat. C’est pourquoi je voudrais expliquer séparément quels problèmes business peuvent être résolus grâce à l’organisation régulière de workshops :

l’optimisation des ressources et des processus business : lorsque les objectifs sont correctement formulés, les workshops permettent d’améliorer de nombreux processus, par exemple la production de biens ou la prestation de services, la gestion du personnel, la tenue de la comptabilité, l’élaboration d’un plan de ventes, la préparation de rapports, etc. C’est également un moyen d’identifier les points forts et les points faibles de son équipe et, sur cette base, d’utiliser les ressources de manière plus rationnelle ;
la formation du personnel : l’organisation de ce type d’événements soutient le développement professionnel des collaborateurs et favorise leur progression de carrière ;
l’adaptation au changement et le développement de la flexibilité : les workshops aident non seulement les collaborateurs, mais aussi l’entreprise elle-même à s’adapter plus rapidement et plus facilement aux conditions changeantes du marché. Dans le cadre d’un workshop, il est possible de discuter des tendances, d’analyser le marché et de se préparer aux changements.

Je tiens à souligner que, pour que l’entreprise et ses collaborateurs ressentent réellement tous les avantages mentionnés ci-dessus, il est nécessaire d’organiser des workshops avec une certaine régularité. Personnellement, j’ai pris l’habitude d’en organiser une fois par trimestre. En l’espace de trois mois, les questions d’actualité qui nécessitent une solution ont justement le temps de s’accumuler, tandis que l’équipe a le temps de créer de nouveaux liens, voire d’accueillir de nouveaux membres. Par ailleurs, il est souhaitable d’alterner différents types de workshops. Je vous explique ci-dessous lesquels existent.

Les différents types de workshops : lequel choisir ?

En fonction de l’objectif de votre workshop, vous pouvez choisir et organiser l’un des formats suivants :

Les workshops de formation

Ces événements visent avant tout à former les collaborateurs à de nouvelles compétences, à leur transmettre des connaissances actuelles, à développer leurs compétences professionnelles, ainsi qu’à accompagner leur évolution de carrière et leur développement personnel. Certains workshops peuvent également être consacrés à la formation et au développement des qualités de leadership, de l’intelligence émotionnelle, de la pensée critique et systémique. Par exemple, il n’y a pas si longtemps, j’ai organisé une série de workshops consacrés à l’utilisation efficace de l’intelligence artificielle dans le cadre des tâches professionnelles. C’est un exemple très clair de workshop de formation, puisque son objectif principal est justement la transmission de connaissances et de compétences.

Les workshops axés sur la résolution de problèmes

Ces événements sont organisés lorsqu’une entreprise et ses collaborateurs sont confrontés à un problème précis qui nécessite une solution immédiate. Pour cela, on réunit des spécialistes du domaine concerné, par exemple des programmeurs, qui travaillent ensemble à la résolution de certains dysfonctionnements techniques. Dans un premier temps, ils identifient les causes du problème, puis élaborent des stratégies pour le résoudre, avant de passer à des actions concrètes. Dans ce cas, le travail en équipe permet d’examiner la situation sous différents angles et de parvenir à la solution la plus optimale.

Les sessions stratégiques

Ces workshops supposent avant tout une analyse de la position de l’entreprise et de la situation actuelle du marché. Ensuite, plusieurs stratégies à long terme sont élaborées, par exemple pour l’entrée de l’entreprise sur le marché international, l’attraction d’une nouvelle audience, le renforcement de la notoriété de la marque, etc. Ces stratégies sont ensuite discutées, puis l’une d’entre elles est adoptée. Vous vous souvenez, j’ai déjà cité l’exemple d’un workshop consacré à l’identification des principaux problèmes du marché de l’éducation en ligne ? Eh bien, son objectif était d’améliorer le secteur et la position de Lectera sur la scène internationale. Ce workshop peut donc être considéré comme stratégique.

Les workshops créatifs

C’est précisément ce type de workshop qui offre la plus grande liberté d’action, un espace d’expérimentation et la possibilité de donner vie aux idées les plus audacieuses. Un workshop créatif est le plus souvent organisé pour trouver une solution non conventionnelle à un problème ou pour mener une sorte de brainstorming. Il peut également être lié, par exemple, au rebranding et au redesign des produits de l’entreprise, à la création d’un logo, d’une identité visuelle, du tone of voice de la marque, etc. Par exemple, tout récemment, lors de l’exposition annuelle UN Women’s Entrepreneurship Expo, j’ai animé un workshop consacré au personal branding. Ce fut un événement véritablement inspirant, qui est devenu un espace de développement des capacités créatives, d’imagination libre et d’échange mutuel d’idées. C’est pourquoi ce type de workshop est probablement mon préféré, et je le recommande vivement.

Les workshops de team building

Il existe également des workshops qui visent exclusivement à renforcer la cohésion du collectif, à consolider l’esprit d’équipe, à encourager la coopération et l’entraide. Dans le cadre de ces événements, tous les collaborateurs se réunissent, discutent d’un sujet d’actualité et partagent leurs opinions, se mesurent les uns aux autres dans différentes compétences, tout en ayant chacun le sentiment d’être une partie importante d’une grande communauté professionnelle.

Organiser un workshop : règles et étapes

Même si les workshops ne durent généralement pas plus de quelques heures, ce type d’événement exige une préparation et une planification minutieuses. Pour qu’un workshop soit réellement utile, il est préférable d’avancer étape par étape.

Étape 1. Définir les objectifs et les missions

Comme je l’ai déjà dit, il est nécessaire de formuler clairement ce que vous souhaitez atteindre à l’issue du workshop. Définissez votre objectif principal ainsi que les missions intermédiaires qui permettront d’y parvenir. Appuyez-vous également sur ces éléments lorsque vous choisirez les formats et les outils que vous comptez utiliser. Afin de rassembler et de structurer les données de départ, je vous conseille de rédiger un document écrit. Indiquez-y l’objectif global du workshop, les tâches plus spécifiques et tout ce que vous jugerez important comme informations complémentaires.

Étape 2. Déterminer les participants du workshop

En fonction du premier point, vous devez également sélectionner les participants du workshop à venir. Réfléchissez à qui il s’adresse, pour qui ce type d’événement sera particulièrement utile, quels spécialistes il conviendrait d’impliquer, etc. Mais n’oubliez pas non plus les besoins des participants potentiels, leurs attentes et leurs intérêts professionnels. Par exemple, si vous organisez un workshop créatif, vous pouvez y inviter des profils très variés, allant des marketeurs et designers jusqu’aux programmeurs. En revanche, si le workshop est organisé pour répondre à un problème concret, comme une baisse des ventes, il est alors préférable d’impliquer avant tout les collaborateurs directement responsables des ventes.

Étape 3. Élaborer le programme de l’événement

Ce n’est qu’une fois les objectifs définis, le format de l’événement choisi et les spécialistes concernés invités que vous pouvez commencer à élaborer le programme du workshop. Vous devez détailler chaque activité prévue lors de l’événement : interventions des speakers, masterclasses, sessions de questions-réponses, etc. Je vous conseille d’accorder une attention toute particulière au timing des activités prévues, afin que le workshop reste dynamique et que chaque participant ait l’occasion de s’exprimer et de clarifier les points qui lui semblent flous.

Étape 4. Préparer les supports

Il est indispensable de préparer à l’avance tous les documents et ressources qui pourront être utiles aux participants pendant le workshop : présentations, guides pratiques, supports pédagogiques, documents techniques pour le travail d’équipe, etc. Pensez à tout dans les moindres détails. Et voici mon conseil : ne faites surtout pas d’économies sur les supports ! Mieux vaut en prévoir davantage que pas assez. L’essentiel est d’éviter toute pénurie de matériel, ce qui arrive souvent par manque d’expérience ou d’attention lors des étapes préparatoires.

Étape 5. Choisir le lieu et le moment

Cela peut sembler simple à première vue. Pourtant, il arrive fréquemment que les organisateurs choisissent un horaire peu pratique pour leurs workshops ou les organisent dans des espaces inconfortables. Prenez soin des participants à votre événement : choisissez le moment et le lieu les plus adaptés. Il est également essentiel de garantir non seulement le confort des participants, mais aussi une assistance technique de qualité, surtout si vous prévoyez d’utiliser différents supports multimédias ou d’organiser le workshop en ligne.

Étape 6. Désigner un facilitateur ou un modérateur

Pour ce rôle, il est nécessaire de faire appel à un spécialiste expérimenté, doté de solides compétences en communication et en argumentation, capable de créer une atmosphère bienveillante et, bien sûr, de gérer un groupe de personnes. C’est cette personne qui sera responsable de l’animation du workshop. En tant qu’organisateur, vous devez donc être absolument certain de ses compétences en tant que facilitateur.

Étape 7. Organiser le workshop et évaluer son efficacité

Ce n’est qu’après vous être assuré que toutes les étapes précédentes ont bien été réalisées que vous pourrez lancer sereinement le workshop. En tant qu’organisateur, il est important non seulement d’être présent lors de l’événement, mais aussi d’y participer activement, d’inspirer vos collègues ou vos collaborateurs et de montrer par votre propre exemple votre implication dans l’équipe et votre envie d’en faire pleinement partie. Après le workshop, il est très important de demander à tous les participants de vous faire un retour d’expérience. Cela montrera une fois de plus l’importance que vous accordez à la cohésion du collectif. De plus, les retours sur le workshop vous permettront de tirer de précieux enseignements et d’améliorer encore la qualité de vos futurs événements.
Faites vous-même l’expérience de l’efficacité des workshops et découvrez combien de nouvelles opportunités ils peuvent ouvrir à votre équipe. Ce type d’événement ne renforce pas seulement l’esprit d’équipe, la cohésion du collectif et le perfectionnement professionnel des collaborateurs : il stimule également la pensée créative, crée un environnement inspirant et bienveillant, et sert de moteur au développement personnel et à l’évolution de carrière. J’espère avoir réussi à vous inspirer pour vos futurs projets. Lancez-vous !