Pourquoi le micromanagement est un fléau, ou comment détruire la productivité de son équipe

L’une des demandes les plus fréquentes que je reçois concerne des personnes qui se plaignent de ne pas avoir le temps de suivre le travail de leurs collaborateurs et qui cherchent à mettre en place un système de suivi. Une question tout à fait légitime me vient alors à l’esprit : pourquoi surveiller le travail de qui que ce soit ? « Mais enfin ! Sans mon contrôle, ils vont bâcler leur travail. » Si vous pensez la même chose, je préfère vous décevoir : ce n’est pas le contrôle qui pousse les employés à travailler efficacement, mais la motivation. Le contrôle, quant à lui, réduit cette motivation à néant.

Tout ce que je viens de décrire porte un nom : le micromanagement. Il s’agit, en substance, d’un contrôle excessif des collaborateurs, lorsque le dirigeant leur interdit de faire preuve de la moindre autonomie et exige l’exécution mécanique d’un ensemble strict d’actions. Si vous ne travaillez pas dans une usine, cette approche mécanique est néfaste, car dans le monde des affaires, la créativité est tout aussi importante que dans la peinture ou le cinéma. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de start-up technologiques, où la créativité est valorisée et où il est nécessaire de générer régulièrement de nouvelles idées.

Les conséquences du micromanagement sont non seulement très dommageables, mais aussi durables : si vous en abusez, vos collaborateurs finiront par s’habituer à une pression constante venue de l’extérieur et, lorsque celle-ci disparaîtra ou s’atténuera, ils ne parviendront tout simplement plus à assumer correctement leurs responsabilités. Cela ressemble à l’apprentissage de l’autonomie chez un enfant : si l’on fait tout à sa place, il n’apprendra jamais à nouer ses lacets tout seul. Les « muscles professionnels » de l’équipe finissent tout simplement par s’atrophier avec le temps, et il devient ensuite très difficile de rendre à cette équipe son dynamisme et son indépendance.

Qui risque de devenir micromanager

D’après mon expérience, les victimes du micromanagement sont le plus souvent des dirigeants présentant certains traits de caractère ou un certain niveau d’expérience, à savoir :

Le jeune dirigeant. En raison de son âge ou de son manque d’expérience réelle, ce type de personne redoute les erreurs plus que tout et fait tout son possible pour les éviter. Ainsi, le perfectionnisme devient la raison pour laquelle le dirigeant a peur de déléguer des tâches et préfère soit tout faire lui-même, soit surveiller sans relâche tout ce qui se passe. Il est important de comprendre que l’expérience s’acquiert avec le temps et qu’il n’existe pas de dirigeant parfait.
L’expert de tous les experts. Un dirigeant qui pense tout savoir mieux que ses collaborateurs est voué non seulement au micromanagement, mais aussi à l’échec de son entreprise. Car un dirigeant n’est pas là pour faire le travail mieux que les autres, mais pour diriger. Ces personnes refusent souvent de recruter des spécialistes compétents et expérimentés, par peur de la concurrence et parce qu’elles considèrent le professionnalisme des autres comme une menace. Elles finissent donc par accomplir elles-mêmes des tâches qu’un dirigeant ne devrait pas avoir à faire.
Le contrôleur. Ce type de dirigeant est convaincu que la qualité du travail dépend du nombre de points qu’il a personnellement vérifiés. Il relit deux fois les documents et les courriels, se perd souvent dans ses propres vérifications et répète plusieurs fois les mêmes choses. La plupart du temps, ce profil correspond à des personnes anxieuses qui ont grandi sous une surveillance parentale excessive et qui reproduisent involontairement ce modèle relationnel peu sain dans leur environnement professionnel.

Comment savoir si vous ou votre supérieur êtes un micromanager

On ne peut parler de dépendance au micromanagement que si vous ou votre supérieur :

consacrez plus de 70 % de votre temps de travail à l’exécution de tâches opérationnelles plutôt qu’à des tâches stratégiques ;
vous concentrez sur les processus en cours plutôt que sur les résultats ;
n’avez pas été une seule fois d’accord avec l’opinion ou l’approche d’un collaborateur au cours des derniers mois et continuez à penser que vous avez toujours raison en toute circonstance ;
vérifiez plusieurs fois par jour où en est le travail de vos collaborateurs ;
ne déléguez pas de tâches à vos subordonnés ;
réagissez de manière très négative à toute critique et critiquez les erreurs de vos collaborateurs ;
constatez que le travail avance plus lentement avec votre participation que sans vous.

Vous pouvez également reconnaître que vos collaborateurs ont perdu une bonne partie de leur productivité à cause de votre micromanagement grâce aux signes suivants :

ils ne respectent pas les délais, que vous les contrôliez ou non ;
ils travaillent plus vite lorsque quelqu’un les surveille ;
ils ne prennent pas d’initiatives et cherchent à transférer la responsabilité à d’autres ;
ils travaillent strictement selon un modèle établi et n’essaient pas d’optimiser les processus de travail, même lorsque cela est possible ;
ils vérifient à plusieurs reprises des éléments qui n’ont pourtant pas besoin de l’être ;
ils se sentent perdus dans leur propre domaine d’activité et s’en remettent à leur supérieur pour tout ;
ils se concentrent davantage sur leur implication dans le processus que sur l’obtention d’un résultat.

Comment mettre fin au micromanagement

Si vous avez constaté que votre entreprise présente tout cet ensemble de signes, il est urgent d’abandonner le micromanagement avant qu’il ne soit trop tard. Pour cela, je vous recommande vivement de :

Déléguer les tâches

Pour ne plus avoir peur de confier des tâches importantes à vos collaborateurs, vous devez avant tout leur faire confiance. Assurez-vous que votre équipe est composée de professionnels responsables et expérimentés, même si le micromanagement les a quelque peu « abîmés ». Considérez le travail comme une activité collective et de groupe, où la participation de chaque membre de l’équipe est importante. Ainsi, les collaborateurs compenseront les points faibles les uns des autres (y compris les vôtres) tout en renforçant leurs points forts. Je peux vous l’assurer d’après mon expérience : les dirigeants qui savent déléguer atteignent des résultats bien plus importants que ceux qui portent tout sur leurs épaules. Concentrez-vous sur les questions essentielles qui ne peuvent être résolues sans vous.

Utiliser la méthode SMART

Grâce à la planification fondée sur la méthode SMART, il devient beaucoup plus facile de fixer à l’équipe des objectifs clairs et efficaces, ce qui facilite ensuite aussi bien la répartition des responsabilités que le suivi des progrès de l’équipe. Vous pouvez en apprendre davantage sur cette méthode dans l’un de mes articles préférés de Lectera : « Le succès n’est plus très loin : la méthode SMART pour fixer ses objectifs ».

Mettre en place un retour d’information avec les collaborateurs

Le principal défaut des micromanagers est qu’ils n’écoutent absolument pas l’avis de leurs collaborateurs. Pourtant, le retour d’information est justement l’un des moyens de suivre les progrès ! Demandez à votre équipe dans quelle mesure elle se sent à l’aise dans ces conditions de travail et avec votre style de management, comment elle évalue la contribution qu’elle apporte chaque jour à l’entreprise et ce qui pourrait la rendre plus productive.

Une meilleure connaissance de votre équipe vous aidera à trouver des formes de motivation plus efficaces. Et celles-ci ne doivent pas nécessairement être financières ! Il peut tout aussi bien s’agir d’un déjeuner offert au meilleur collaborateur ou même d’un simple compliment dans le chat commun.

Organiser des réunions régulières

Les réunions sont un excellent moyen de rester informé de ce qui se passe, de suivre l’avancement du travail et, en même temps, de ne pas imposer ni votre opinion ni votre présence. L’essentiel est que ces réunions soient courtes (quinze à vingt minutes maximum) et qu’elles aient lieu plusieurs fois par semaine, mais pas tous les jours.

La meilleure façon de mettre fin au micromanagement est de faire de chaque membre de l’équipe le gestionnaire de son propre travail. Laissez-les contrôler eux-mêmes leur activité et venir vous voir avec un résultat déjà finalisé. Si vos collaborateurs ressentent une responsabilité personnelle envers l’entreprise, ils s’y impliqueront davantage et seront donc intéressés par la réussite collective. Permettez-vous d’exercer pleinement votre propre rôle de dirigeant et laissez-les accomplir le travail pour lequel ils ont été recrutés. Faites-leur confiance, n’en faites pas trop et cherchez non seulement à progresser dans votre propre carrière, mais aussi à favoriser le développement de vos subordonnés.