Cómo organizar workshops y resolver desafíos empresariales mediante workshops

Como directora de una empresa internacional y, por tanto, de un equipo internacional formado por especialistas muy diversos, con distintas visiones del mundo y diferentes habilidades, a menudo me enfrento a la necesidad de reforzar el espíritu de equipo y mejorar la calidad de la interacción entre sus miembros. Según mi experiencia, una de las mejores formas de lograrlo no son necesariamente las actividades corporativas fuera de la oficina ni los cursos de formación, aunque sin duda también funcionan bien, sino los workshops corporativos. De este modo, no solo ayudas a los miembros del equipo a establecer relaciones de confianza entre ellos, sino que también desarrollas sus habilidades y su productividad. En resumen, matas dos pájaros de un solo workshop.

Qué es un workshop

En realidad, un workshop es simplemente una modalidad de formación que permite adquirir nuevos conocimientos mediante el aprendizaje conjunto, así como desarrollar habilidades prácticas.

Visto desde fuera, un workshop funciona así: un pequeño grupo de personas se reúne en un mismo lugar, preferiblemente de forma presencial, con el objetivo de encontrar una solución a una tarea concreta dentro de un tiempo determinado. Por ejemplo, en mi último workshop identificamos los principales problemas del mercado de la educación online y analizamos formas de ampliar la industria. Los workshops son una excelente plataforma para desarrollar la creatividad y un espacio para experimentar, donde todos los participantes se implican en el proceso de aprendizaje. Por eso pueden organizarse en prácticamente cualquier ámbito empresarial, desde la educación hasta el sector IT.

Por lo general, los workshops duran entre una y tres horas, o incluso más. Pero su principal rasgo distintivo es su orientación práctica: todos los participantes interactúan activamente y trabajan juntos para alcanzar un objetivo común. Precisamente por eso, entre todos los formatos educativos, prefiero este. Por supuesto, los webinars y las conferencias también son útiles, pero los workshops implican, en primer lugar, la interacción entre los participantes y, en segundo lugar, están orientados a un resultado real “aquí y ahora”.

Así, destacaría las siguientes ventajas de los workshops:

universalidad: los workshops pueden organizarse en cualquier lugar y con cualquier público. También se preparan para empleados de todos los niveles, desde responsables y directores hasta especialistas de niveles más operativos;
interactividad: se pueden combinar distintos formatos de aprendizaje, siempre que estimulen el trabajo conjunto y estén orientados al desarrollo de habilidades mediante la comunicación y la cooperación;
desarrollo simultáneo de soft skills y hard skills: los workshops no solo permiten desarrollar las habilidades comunicativas de los empleados, sino también reforzar competencias profesionales relacionadas con sus tareas reales, además de ampliar horizontes, practicar la elaboración de estrategias, la gestión de equipos, etc.;
intercambio de experiencias y ampliación de la red de networking: este tipo de eventos favorece la creación y ampliación de contactos entre los participantes, gracias a lo cual mejoran los vínculos entre equipos e incluso, en ocasiones, entre departamentos, si se trata de un workshop común;
aumento de la motivación y la creatividad: los workshops desarrollan el sentido de responsabilidad hacia la empresa y hacia el resultado. Además, durante el proceso de aprendizaje, los participantes pueden generar ideas potentes e inspiradoras que más adelante resulten útiles para el negocio.

Sin embargo, mi experiencia organizando workshops está vinculada, ante todo, al entorno empresarial y al emprendimiento. Por eso quiero explicar por separado qué problemas de negocio pueden resolverse mediante la organización regular de workshops:

optimización de recursos y procesos de negocio: cuando los objetivos están correctamente formulados, los workshops permiten mejorar muchos procesos empresariales, por ejemplo, la producción de bienes o la prestación de servicios, la gestión de personal, la contabilidad, la elaboración de un plan de ventas, la preparación de informes, etc. También son una forma de identificar los puntos fuertes y débiles del equipo y, sobre esa base, utilizar los recursos de manera más eficiente;
formación del personal: la organización de este tipo de eventos apoya el desarrollo profesional de los empleados y contribuye a su crecimiento profesional;
adaptación a los cambios y desarrollo de la flexibilidad: los workshops ayudan no solo a los empleados, sino también a la propia empresa a adaptarse con mayor rapidez y facilidad a las condiciones cambiantes del mercado, ya que en el marco de un workshop se pueden debatir tendencias, analizar el mercado y prepararse para los cambios.

Quiero señalar que, para que la empresa y sus empleados puedan experimentar realmente todas las ventajas mencionadas, es necesario organizar workshops con cierta periodicidad. Yo, por ejemplo, he adoptado la costumbre de celebrar este tipo de eventos una vez por trimestre. En ese tiempo, suelen acumularse cuestiones actuales que requieren solución, mientras que el equipo tiene ocasión de crear nuevos vínculos o incluso incorporar nuevos miembros. Además, conviene alternar workshops de distintos tipos. A continuación explico qué tipos existen.

Tipos de workshops: cuál elegir

En función del objetivo de tu workshop, puedes elegir y organizar uno de los siguientes tipos:

Workshops formativos

Este tipo de eventos está orientado, ante todo, a enseñar nuevas habilidades a los empleados, transmitirles conocimientos actualizados, desarrollar competencias profesionales y favorecer su crecimiento profesional y personal. Algunos workshops también pueden dedicarse a la formación y desarrollo de cualidades de liderazgo, inteligencia emocional, pensamiento crítico y pensamiento sistémico. Por ejemplo, no hace mucho organicé una serie de workshops dedicados al uso eficaz de la inteligencia artificial en el marco de las tareas laborales. Es un ejemplo claro de workshop formativo, ya que su objetivo principal es, precisamente, la transmisión de conocimientos y habilidades.

Workshops de resolución de problemas

Este tipo de eventos se organiza cuando la empresa y sus empleados se enfrentan a un problema concreto que requiere una solución inmediata. Para ello se reúne a especialistas del área correspondiente, por ejemplo, programadores, que trabajan juntos para eliminar determinadas fallas técnicas. Primero identifican las causas del problema; después desarrollan estrategias para resolverlo y, finalmente, pasan a acciones concretas. En este caso, el trabajo en equipo permite analizar la situación desde diferentes ángulos y llegar a la solución más adecuada.

Sesiones estratégicas

Estos workshops implican, ante todo, un análisis de la posición de la empresa y de la situación actual del mercado. Después se desarrollan varias estrategias a largo plazo, por ejemplo, para la salida de la empresa al mercado internacional, la atracción de una nueva audiencia, el aumento del reconocimiento de marca, etc. Luego estas estrategias se debaten y se adopta una de ellas. ¿Recuerdas que ya mencioné el ejemplo de uno de los workshops dedicado a identificar los principales problemas del mercado de la educación online? Pues bien, su objetivo era mejorar la industria y la posición de Lectera en el escenario internacional, por lo que este workshop puede considerarse estratégico.

Workshops creativos

Este tipo de workshop es el que ofrece la máxima libertad de acción, un espacio para la experimentación y la posibilidad de materializar las ideas más atrevidas. Un workshop creativo suele organizarse para encontrar una forma no convencional de resolver un problema o para llevar a cabo una especie de brainstorming. También puede estar relacionado, por ejemplo, con el rebranding y el rediseño de los productos de la empresa, el desarrollo de un logo, la identidad corporativa, el tone of voice de la marca, etc. Por ejemplo, hace muy poco, en la exposición anual UN Women’s Entrepreneurship Expo, organicé un workshop sobre marca personal. Fue un evento verdaderamente inspirador, que se convirtió en un espacio para desarrollar capacidades creativas, dar rienda suelta a la imaginación e intercambiar ideas. Así que este tipo de workshops es, quizá, mi favorito, y lo recomiendo con auténtico entusiasmo.

Workshops de team building

También existen workshops orientados exclusivamente a cohesionar al equipo, reforzar el espíritu colectivo, fomentar la cooperación y la ayuda mutua. En este tipo de eventos, todos los empleados se reúnen, debaten un tema de actualidad y comparten opiniones, compiten en distintas habilidades y, al mismo tiempo, cada uno se siente una parte importante de una gran comunidad profesional.

Organizar un workshop: reglas y etapas

Aunque los workshops suelen durar no más de un par de horas, este tipo de evento exige una preparación y una planificación cuidadosas. Para que un workshop resulte realmente útil, lo mejor es avanzar por etapas.

Etapa 1. Definir las tareas y el objetivo

Como ya he dicho, es necesario formular con claridad qué quieres conseguir como resultado del workshop. Define tu objetivo y las tareas intermedias que te llevarán hasta él. Parte de ello también al elegir los formatos y las tecnologías que vas a utilizar. Para recopilar y sistematizar los datos iniciales, te recomiendo preparar un documento por escrito. Describe en él el objetivo global del workshop, las tareas más pequeñas y todo aquello que consideres importante como información complementaria.

Etapa 2. Determinar los participantes del workshop

En función del primer punto, también debes seleccionar a los participantes del próximo workshop. Piensa para quién está pensado, a quién le resultará especialmente valioso asistir a este tipo de evento, qué especialistas conviene involucrar, etc. Pero no olvides tampoco las necesidades de los posibles participantes, sus expectativas y sus intereses profesionales. Por ejemplo, si organizas un workshop creativo, puedes invitar a especialistas muy diversos: desde marketers y diseñadores hasta programadores. En cambio, si el workshop surge a raíz de un problema concreto, por ejemplo una caída en las ventas, entonces conviene involucrar ante todo a los empleados directamente responsables de las ventas.

Etapa 3. Elaboración del programa del evento

Solo después de haber definido los objetivos y las tareas, elegido el formato del evento e invitado a los especialistas interesados, conviene desarrollar el programa del próximo workshop. Debes detallar cada actividad que tendrá lugar durante el evento: intervenciones de speakers, masterclasses, sesiones de preguntas y respuestas, etc. Te recomiendo prestar muchísima atención al timing de las actividades previstas, para que el workshop resulte dinámico y cada participante tenga la oportunidad de expresarse y aclarar los puntos que no haya entendido.

Etapa 4. Preparación de materiales

Es necesario preparar con antelación todos los documentos y recursos que puedan resultar útiles para los participantes durante el proceso: presentaciones, manuales, guías, documentación técnica para el trabajo en equipo, etc. Piensa en todo hasta el más mínimo detalle. Y aquí va mi consejo: ¡no ahorres en materiales! Que incluso haya más de los necesarios; lo importante es evitar que falten, algo que sucede a menudo debido a la falta de experiencia o de atención durante las etapas preparatorias.

Etapa 5. Elección del lugar y del horario

Puede parecer que no tiene nada de complicado. Sin embargo, muchas veces los organizadores eligen horarios poco cómodos para celebrar workshops o los realizan en espacios poco confortables. Cuida de los participantes de tu evento y escoge el momento y el lugar más adecuados. Al mismo tiempo, es importante garantizar no solo comodidad y confort, sino también un soporte técnico de calidad, especialmente si vas a utilizar distintos materiales multimedia o si el workshop se llevará a cabo online.

Etapa 6. Designar a un facilitador o moderador

Para este papel es necesario contar con un especialista experimentado, que posea las habilidades necesarias de comunicación y argumentación, que sepa crear un entorno de apoyo y, por supuesto, gestionar a un grupo de personas. Será precisamente esta persona quien se encargará de dirigir el workshop, por lo que tú, como organizador, debes estar cien por cien seguro de sus competencias como facilitador.

Etapa 7. Realización del workshop y evaluación de la eficacia del evento

Solo después de asegurarte de que todas las etapas anteriores se han completado correctamente, podrás pasar con tranquilidad a la realización del workshop. Como organizador, no solo debes estar presente en el evento, sino también participar activamente en él, inspirar a tus colegas o subordinados y demostrar con tu propio ejemplo tu implicación con el equipo y tu deseo de formar parte de él. Después del workshop, es muy importante pedir a todos los participantes que compartan contigo su feedback, lo que volverá a demostrar la importancia que tiene para ti la cohesión del equipo. Además, precisamente las opiniones sobre el workshop te ayudarán a extraer conclusiones valiosas y a mejorar en el futuro la calidad de tus eventos.

Comprueba por ti mismo lo eficaces que pueden ser los workshops y cuántas nuevas oportunidades abren para tu equipo. Este tipo de eventos no solo fortalece el espíritu de equipo, favorece la cohesión del colectivo y el perfeccionamiento profesional de los empleados, sino que también estimula el pensamiento creativo, crea un entorno inspirador y de apoyo y sirve como motivación para el crecimiento personal y profesional. Espero haber conseguido inspirarte para nuevos logros. ¡Atrévete!