Как проводить и решать бизнес-задачи с помощью воркшопов

Будучи руководителем международной компании и, соответственно, международной команды, состоящей из самых разношерстных специалистов с разными мировоззрениями и скилами, я часто сталкиваюсь с необходимостью укрепить командный дух и повысить качество их взаимодействия. На моем опыте, один из лучших способов сделать это — вовсе не совместные выездные мероприятия и образовательные курсы (хотя это, бесспорно, тоже хорошо работает), а корпоративные воркшопы. Так вы не только помогаете членам команды установить доверительные отношения друг с другом, но и прокачиваете их навыки и продуктивность. Словом, двух зайцев всего одним воркшопом.

Что представляет собой воркшоп

На самом деле воркшоп — это просто разновидность тренинга, который предполагает получение новых знаний посредством совместного обучения, а также освоение практических скилов.

Со стороны воркшоп выглядит так: в одном месте (желательно офлайн) собирается небольшая группа людей, цель которых — найти решение конкретной задачи в течение определенного времени. Так, на моем последнем воркшопе мы определяли ключевые проблемы рынка онлайн-образования и разбирали способы расширить индустрию. Воркшопы являются отличной площадкой для развития креативности и полем для экспериментов, где все участники вовлечены в процесс обучения, поэтому их можно проводить абсолютно в любой сфере бизнеса, начиная с образования и заканчивая IT.

Длятся воркшопы, как правило, от часа до трех и более часов. Но главная их отличительная особенность — это практическая направленность, когда все участники активно взаимодействуют и вместе работают над достижением общей цели. Именно поэтому из всех образовательных форматов я предпочитаю именно их. Безусловно, вебинары и лекции тоже полезны, но именно воркшопы предполагают, во-первых, взаимодействие участников друг с другом, а во-вторых, ориентированы на реальный результат «здесь и сейчас».

Таким образом, я бы выделила следующие преимущества воркшопов:

универсальность — проводить воркшопы можно где угодно и с кем угодно, их также организовывают для сотрудников всех уровней — от руководителей и директоров до специалистов низшего звена;
интерактивность — можно комбинировать разные форматы обучения, главное, чтобы они стимулировали совместную работу и были направлены на развитие навыков посредством коммуникации и сотрудничества;
развитие soft и hard skills одновременно — воркшопы не только позволяют развить коммуникативные навыки сотрудников, но и прокачать профессиональные компетенции, связанные с их реальными задачами, а также просто расширить кругозор, попрактиковаться в разработке стратегий, управлении командой и так далее;
обмен опытом и расширение сети нетворкинга — такие мероприятия способствуют созданию и расширению сети контактов между участниками, благодаря чему улучшаются связи между командами, а порой и между отделами (если воркшоп общий);
повышение мотивации и креативности — воркшопы развивают чувство ответственности за компанию и результат, а также в процессе обучения у участников могут возникнуть яркие и вдохновляющие идеи, которые впоследствии пригодятся бизнесу.

Но мой опыт проведения воркшопов связан, прежде всего, с бизнес-средой и предпринимательством. Поэтому отдельно я расскажу о том, какие бизнес-задачи можно решить с помощью регулярного проведения воркшопов:

оптимизация ресурсов и бизнес-процессов — при правильно сформулированных задачах, воркшопы позволяют наладить многие бизнес-процессы, например, производство товаров или оказание услуг, управление персоналом, ведение бухгалтерского учета, составление плана продаж, подготовка отчетов и т.д. Также это способ выявить сильные и слабые стороны своей команды и более экономно расходовать на этой основе ресурсы;
обучение персонала — проведение таких мероприятий поддерживает профессиональное развитие сотрудников и способствует их карьерному росту;
адаптация к изменениям и развитие гибкости — воркшопы помогают не только сотрудникам, но и самой компании быстрее и легче адаптироваться к изменяющимся условиям рынка, поскольку в рамках воркшопа можно обсудить тренды, проанализировать рынок и подготовиться к переменам.

Хочу отметить, что для того, чтобы компания и ее сотрудники точно прочувствовали на себе все перечисленные выше преимущества, проводить воркшопы необходимо с определенной периодичностью. Я, например, взяла за привычку устраивать такие мероприятия один раз в квартал. За это время как раз успевают накопиться актуальные вопросы, требующие решения, а команда — обрасти новыми связями или даже новыми членами. Кроме того, желательно чередовать воркшопы разных типов — какие воркшопы бывают, рассказываю ниже.

Разновидности воркшопов: какой выбрать

В зависимости от цели вашего воркшопа, вы можете выбрать и провести один из следующих типов:

Обучающие воркшопы

Такие мероприятия направлены в первую очередь на обучение сотрудников новым навыкам, передачу им актуальных знаний, развитие профессиональных компетенций, карьерный и личностный рост. Также отдельные воркшопы могут быть посвящены формированию и развитию лидерских качеств, эмоционального интеллекта, критического и системного мышления. Например, не так давно я проводила серию воркшопов, посвященных эффективной работе с искусственным интеллектом в рамках рабочих задач. Это яркий пример именно обучающего воркшопа, поскольку его целью является, прежде всего, передача знаний и навыков.

Проблемные воркшопы

Такие мероприятия проводят в том случае, если перед компанией и ее сотрудниками стоит конкретная проблема, требующая немедленного решения. Для этого собирают профильных специалистов, например, программистов, которые вместе работают над устранением тех или иных технических неполадок. Для начала они выясняют причины возникшей проблемы, далее разрабатывают стратегии ее решения, после чего приступают к конкретным действиям. В данном случае работа в команде позволит рассмотреть сложившуюся ситуацию с разных сторон и прийти к наиболее оптимальному решению.

Стратегические сессии

Такие воркшопы, прежде всего, предполагают проведение анализа позиций компании и текущей ситуации на рынке. Далее разрабатывается несколько долгосрочных стратегий, например, по выходу компании на международный рынок, привлечению новой аудитории, повышению узнаваемости бренда и так далее, после чего эти стратегии обсуждаются, и одна из них принимается. Помните, я уже приводила пример одного из воркшопов, который был посвящен выявлению ключевых проблем рынка онлайн-образования? Так вот, его целью было улучшение индустрии и позиции Lectera на международной арене, поэтому данный воркшоп можно считать стратегическим.

Творческие воркшопы

Именно такая разновидность воркшопа предоставляет максимальную свободу действий, поле для экспериментов и воплощения самых смелых идей. Творческий воркшоп чаще всего проводят для того, чтобы найти нестандартный способ решения возникшей проблемы или устроить своего рода «брейншторм». Также он может быть связан, например, с ребрендингом и редизайном продуктов компании, разработкой лого, фирменного стиля, tone of voice бренда и так далее. Например, совсем недавно на ежегодной выставке UN Women’s Entrepreneurship Expo я провела воркшоп по персональному брендингу. Это было поистине вдохновляющее мероприятие, которое стало площадкой для развития творческих способностей, полета воображения и взаимного обмена креативом. Так что этот тип воркшопов, пожалуй, мой любимый, и я яростно его рекомендую.

Командообразующие воркшопы

Также существуют и такие воркшопы, которые направлены исключительно на сплочение коллектива, укрепление командного духа, поддержание сотрудничества и взаимопомощи. В рамках таких мероприятий все сотрудники объединяются, обсуждают актуальную тему и делятся мнениями, соревнуются в различных умениях, при этом каждый чувствует себя значимой частью большого профессионального сообщества.

Проводим воркшоп: правила и этапы

Несмотря на то, что воркшопы обычно длятся не более пары часов, мероприятие требует тщательной подготовки и планирования. Для того чтобы воркшоп прошел с пользой, лучше всего действовать поэтапно:

Этап 1. Определение задач и цели

Как я уже говорила, необходимо четко сформулировать то, чего вы хотите достичь в результате проведения воркшопа. Определите вашу цель и промежуточные задачи на пути к ней. Отталкивайтесь от этого и при выборе форматов и технологий, которые будете задействовать. Для того чтобы собрать и систематизировать исходные данные, советую вам составить письменный документ. Распишите в нем глобальную цель воркшопа, более мелкие задачи и всё, что вы посчитаете важным в качестве сопроводительной информации.

Этап 2. Определение участников воркшопа

В зависимости от первого пункта, вам также необходимо выбрать участников предстоящего воркшопа. Подумайте, на кого он рассчитан, для кого будет особенно ценно посещение такого мероприятия, каких специалистов стоит привлечь к участию и т.д. Но не забывайте и о потребностях потенциальных участников, их ожиданиях и профессиональных интересах. Например, если вы проводите творческий воркшоп, то на него можно пригласить самых разных специалистов — от маркетологов и дизайнеров до программистов. А в том случае, если проведение воркшопа вызвано конкретной проблемой, например, снижением продаж, то к мероприятию следует привлекать прежде всего сотрудников, которые ответственны непосредственно за продажи.

Этап 3. Составление программы мероприятия

Только после того как определены цели и задачи, выбран формат мероприятия и приглашены заинтересованные специалисты, следует разработать программу предстоящего воркшопа. Вам необходимо подробно прописать каждую активность, которая будет на мероприятии, например, выступление спикеров, мастер-классы, сессии вопросов и ответов и так далее. Советую вам очень серьезно отнестись к таймингу запланированных активностей, чтобы воркшоп прошел динамично, а каждый участник в процессе получил возможность высказаться и уточнить непонятные ему моменты.

Этап 4. Подготовка материалов

Необходимо заранее подготовить документы и ресурсы, которые пригодятся участникам в процессе, например презентации, пособия и руководства, технические справки для командной работы и т.д. Продумайте всё до мелочей. И мой вам совет: не экономьте на материалах! Пусть их будет даже больше, чем нужно, главное — не допустить их недостатка, что часто случается из-за неопытности и невнимательности на подготовительных этапах.

Этап 5. Выбор места и времени

Казалось бы, что в этом сложного? Но нередко организаторы мероприятий выбирают не самое удобное время для проведения воркшопов или же устраивают их в некомфортных пространствах. Позаботьтесь об участниках вашего мероприятия, выберите наиболее подходящее время и место. При этом важно обеспечить не только удобство и комфорт, но и качественную техническую поддержку, особенно в том случае, если для воркшопа вы будете использовать различные мультимедийные материалы или проводить его онлайн.

Этап 6. Назначение фасилитатора или модератора

На эту роль необходимо пригласить опытного специалиста, обладающего необходимыми навыками коммуникации и аргументации, создания поддерживающей среды и, конечно, управления группой людей. Именно этот человек будет отвечать за ведение воркшопа, поэтому вы, как организатор, должны быть на все 100% уверены в его компетенциях как фасилитатора.

Этап 7. Проведение воркшопа и оценка эффективности мероприятия

Только убедившись в том, что все предыдущие этапы пройдены, можно смело приступать к проведению воркшопа. Вам, как организатору, необходимо не только присутствовать на мероприятии, но и активно участвовать в нем, вдохновлять своих коллег или подчиненных, собственным примером демонстрировать заинтересованность в команде и желание быть ее частью. После проведения воркшопа очень важно попросить всех участников поделиться с вами обратной связью, что еще раз докажет важность сплочения коллектива для вас. Кроме того, именно отзывы о прошедшем воркшопе помогут вам извлечь ценные уроки и в дальнейшем повысить качество ваших мероприятий.

Проверьте на собственном опыте, насколько эффективны бывают воркшопы и сколько новых возможностей они открывают перед вашей командой. Такие мероприятия не только укрепляют командный дух, способствуют сплочению коллектива и профессиональному совершенствованию сотрудников, но и стимулируют творческое мышление, создают вдохновляющую поддерживающую среду, служат мотивацией для личностного и карьерного роста. Надеюсь, я смогла вдохновить вас на новые свершения. Дерзайте!